Sei dubbi ricorrenti sulla firma elettronica
1. La firma elettronica ha la stessa validità legale di una firma autografa: VERO
Grazie al Regolamento europeo eIDAS, dal luglio 2016 le firme elettroniche sono riconosciute e standardizzate in tutta Europa. Ciò significa che l'incertezza giuridica è finita e che ora è chiaro, nero su bianco, che una firma elettronica è del tutto equivalente a una firma autografa.
“La validità giuridica di una firma elettronica qualificata è equivalente a quella di una firma autografa.” (Articolo 25 - 2.). Il valore probatorio della firma elettronica è quindi garantito.
2. Una firma autografa scansionata applicata in calce a un documento è considerata una firma elettronica: FALSO
La validità giuridica della firma elettronica deriva dal fatto che il fornitore di servizi fiduciari garantisce la propria capacità di identificare il firmatario o i firmatari (attraverso i dati identificativi, la marcatura temporale, l'indirizzo IP, ecc.) e di impedire qualsiasi modifica del documento dopo la creazione della firma (attraverso la crittografia). Questi elementi sono riuniti in un file di documento che viene allegato al documento originale (o alla busta se ci sono più documenti correlati).
Poiché la firma apposta su un foglio di carta e poi scansionata non presenta nessuna di queste caratteristiche, non è valida in tribunale.
3. la firma elettronica aggiunge una soluzione a pagamento alle procedure gratuite, quindi mi rappresenta un costo aggiuntivo: FALSO
Apparentemente, convalidare e firmare i vostri documenti in processi cartacei non vi costa (quasi) nulla (a parte il materiale per la stampa e la spedizione). Tuttavia, analizzando più approfonditamente i processi, è chiaro che nel processo manuale vi sono costi che non sempre vengono presi in considerazione, come e l'utilizzo delle risorse e il tempo/costo dell’operatore. Da stime effettuate, il costo per la firma di un documento cartaceo è mediamente di € 1,20, contro 0,30 del documento digitale. Moltiplicando questo dato per il numero di documenti che la vostra azienda fa firmare ogni anno, pur sottraendo il costo di gestione della firma elettronica, si otterrà certamente un risparmio cospicuo.
4. la fornitura di una soluzione di firma elettronica è immediata e senza installazione: VERO
La firma dei documenti è disponibile senza necessità di installare alcunché, ma semplicemente attraverso l’utilizzo di un'interfaccia web. Le altre condizioni necessarie sono la disponibilità di un indirizzo di posta elettronica e un telefono cellulare personale.
5. È possibile far firmare i documenti anche con la PEC: FALSO
La Posta Elettronica Certificata certifica la trasmissione di una comunicazione, ma di per sé non vale come firma di un documento. Il messaggio inviato tramite PEC di solito non richiede la firma digitale del mittente, poiché l’autenticità e l’esito della comunicazione sono garantiti dai gestori di servizi di posta elettronica certificata.
6. È necessario formare il personale all’uso della firma elettronica, poiché essa è uno strumento che i dipendenti devono imparare a usare: FALSO
Grazie a interfacce semplici e intuitive, la nostra soluzione di firma elettronica può essere facilmente integrata in tutti i processi aziendali. I documenti siglati in formato PDF vengono inviati in copia sia al richiedente che al firmatario, e vengono anche messi a disposizione in un archivio di collegamenti diretti con gli originali depositati su server sicuro.
